Top-Themen für Unternehmer

Compliance: Gute Umgangsregeln im Mittelstand fördern (4)

Ethikrichtlinien im ständigen Blick

Das bestformulierte Papier ist nichts wert, wenn die Inhalte nicht auch gelebt werden. Das kann dann zu hohem materiellen und immateriellen Schaden führen. Ein möglichst einfaches Kontrollsystem kann helfen.
Größere Unternehmen setzen vielleicht einen eigenen Beauftragten für Compliance ein. Das ist mit Kosten verbunden, die ein kleineres, mittelständisches Unternehmen vermutlich scheut. Aber es kann auch mit einfachen Mitteln ein gutes Kontrollsystem eingerichtet werden:

  • Erarbeitung im Team: Prinzipiell kann die Compliance-Richtlinie von oben angeordnet werden. Besser ist es aber, diese mit den Mitarbeitern zu entwickeln, weil sich dann die Prinzipien gleich in den Köpfen etablieren. Das alles bringt aber nichts, wenn der Chef die Vorgaben und deren Erarbeitung eher als notwendiges Übel betrachtet und nicht als Kür.
  • Vergleichen: Wer sich nur auf einen Zulieferer oder Dienstleister verlässt, ist anfälliger für Korruption. Verschiedene Angebote einzuholen oder auch formelle Ausschreibungen sind deshalb in vielen Fällen ein gutes Kontrollinstrument. Hierzu kann ein Compliance-System Vorgaben entwickeln.
  • Vier-Augen-Prinzip: Beim wichtigen Brief ist es üblich, bei wichtigen Absprachen und Verträgen vielleicht umso wichtiger. Wenn ein neutraler Dritter eingebunden ist, werden Fehler vermieden. Eine Unterschrift des Dritten – sofern vorgesehen und erlaubt – schafft eine deutlich höhere Verbindlichkeit.
  • Gleiches trennen: Inhaltliche und persönliche Nähe verhindert eine effektive Kontrolle. Das ist ein altbekanntes Problem.
  • Personalrotation: Bekannt ist die Rotation es aus Behörden, die besonders anfällig für Korruption sind. Auch einige Unternehmen praktizieren diese. In manchem Dienstleistungsbereich ist es auch inhaltlich sehr sinnvoll: Der Angestellte aus dem Onlinesupport wechselt zum Beispiel regelmäßig in den stationären Shop, um immer ganz nahe an den Produkten und den Problemen realer Kunden zu sein.
  • Plausibilitätskontrollen: Letztendlich die Aufgabe des Chefs oder des Compliance-Beauftragten ist es auch, regelmäßig zu schauen, ob die bezahlten Preise noch stimmen. Das lässt sich zum Beispiel anhand von Honorarrichtlinien oder Rohstoffpreisen und einer fortlaufenden Tabelle verifizieren. Auch hier kann die Einholung von Kontrollangeboten beim Wettbewerber helfen.
  • Whistleblower-System: Spätestens seit Edward Snowden interne Unterlagen der NSA an die Öffentlichkeit brachte, weiß jeder, dass Whistleblower gefährlich leben. Und das ist dann auch die Krux, die viele Mitarbeiter davon abhält, Missstände zu melden: die Angst vor einer Bestrafung. Frei nach dem Motto: Der Überbringer der schlechten Nachricht wird gehängt. Aber mit einfachen Mitteln lässt sich hier die Angst minimieren: Im Intranet kann eine kurze Seite genau erklären, wie eine interne oder besser noch externe Kontrollstelle zu erreichen ist, welche Informationen erforderlich sind – und wie der Whistleblower selbst – wenn er es für nötig hält – seine Identität gut verdecken kann. Die Kehrseite eines Whistleblower-Systems kann Denunziation und gezieltes Mobbing sein. Deshalb bietet sich auch eine externe Kontrollstelle an, die zur Verschwiegenheit verpflichtet ist.
  • Regelmäßiges Auffrischen: Die beste Richtlinie bringt nichts, wenn sie nicht gelebt wird. Und dazu gehört auch, dass sie regelmäßig wieder ins Gedächtnis gerufen werden sollte, beispielsweise mit Bezug auf gerade in den Medien diskutierten Ereignissen, wie etwa den verschiedenen Steueraffären. Die Richtlinie kann und sollte dann auch regelmäßig angepasst und erweitert werden.

Top-Thema Februar 2014

redaktionell verantwortlich: mittelstanddirekt